「公開フォーム」はさまざまな場面で、送信者が一般の人や、不特定多数の署名者から署名を得ることができるようにするものです。通常、公開フォームを作成するにはテンプレートが必要で、見込み客や、仕入先、従業員とフォームのリンクを共有することができます。
公開フォームは、署名プロセスに不特定多数と特定多数の署名者が混在している場合にも有効です。遠隔地でも対面でも、同じデバイスで完結できます。
例： 人事担当者は、従業員の休暇フォームを使用して公開フォームを作成します。オフボーディングプロセスの一環として、従業員が公開フォームリンクから休暇フォームに記入すると、人事担当者はDottedSignから署名リクエストを受け取り、書類を承認します。公開フォームは、内部署名と外部署名の両方のシナリオで使用することができます。以下の手順で始めてみてください。
公開フォームにおけるロール
- フォーム所有者：フォームのテンプレートを作成し、公開フォームのすべてのタスクを所有するロール。
- フォーム署名者：フォームのリンクを経由してフォームに署名する不特定の署名者。
- 署名者：フォーム署名者が完了した後、タスクに署名するための自動リマインダー署名レターを受信する指定された署名者。
フォーム所有者の視点：新しい公開フォームの作り方
- 「設定」に進む。
- 設定画面のサイドバーから「公開フォーム」をクリックします。
- 「+新しく作る」をクリックし、公開フォームを新規作成します。
- 「テンプレートをインポート」をクリックします。公開フォームを作成するテンプレートを選択し、「次へ」をクリックします。初めてテンプレートを使用する場合は、こちらのチュートリアルを参考にしてください（リンク）。公開フォームにインポートする前に、テンプレートに署名の順番を設定する必要があることに注意してください。
- 公開フォームのタイトル、署名者への指示、関与する可能性のある役割に名前を付けます。
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また、署名者の現在の役割を変更したり、連絡先情報の必要条件を選択したりするには、詳細アイコン「...」をクリックします。詳細は以下の通りです。
- 「役割」の「署名者」は、あなたが割り当てる署名者を意味し、「フォーム署名者」は未指定の署名者のためのものです。
- 「連絡先情報の要件」では、「名前」フィールドは必須ですが、「Eメール」は任意です。Eメールにチェックを入れると、署名者全員に署名された文書のコピーが送られます。
- 完了したら、「確認」「次へ」を押してください。
- 公開フォームをリリースする前に、公開フォームを解除する方法をご確認ください。以下の選択肢があります。
- 手動で非公開にします：これはデフォルトのオプションで、公開フォームを手動で非公開にすることができます。
- 指定日時になると、自動的に非公開にします：締切に達すると、フォームは自動的に非公開になります。
- 指定の提出量に達すると、自動的に非公開にします：回答数が一定量に達すると、フォームを自動的に非公開にします。
- 手動で非公開にします：これはデフォルトのオプションで、公開フォームを手動で非公開にすることができます。
- 設定後、「作成して公開」をクリックすると、公開フォームが公開されます。ダッシュボードに新しい公開フォームが表示されているのが確認できます。
フォーム所有者の視点：公開フォームを共有する方法
- 公開するフォームを選択し、「...」をクリックします。
- 「リンクを取得」をクリックし、リンクをコピーして、公開フォームを関係者や見込み客と共有します。
フォーム署名者の視点：公開フォームへの署名の仕方
公開フォームに署名するためのリンクを受け取ったら、署名欄を完成させるための手順を以下に説明します。
- 公開フォームのリンクから文書にアクセスすると、まず、DottedSignを使ったデジタル署名に同意するかどうか尋ねられます。これは、署名者に署名の意思があるかどうかを把握するための共通規格です。
- 氏名は必須項目ですので、必ずご記入ください。送信者が必要としない場合、メールアドレスは空白のままでもかまいません。
- その後、「確認」をクリックしてください。
- 署名フォームに必要事項を入力し、「完成」をクリックする。
- その後、「確認」をクリックすると、文書が確定して送信されます。これで完了です。
署名者の視点：公開フォームに署名する方法
フォーム署名者が文書を完成させると、署名者は署名順の設定に従って署名要求を受け取ります。このチュートリアルの指示に従ってください： 文書に署名する
例：人事部長（サイン者としての役割）は、従業員（フォーム署名者としての役割）が休暇フォームを記入したら、署名をするよう要求される。
公開フォームがフォーム署名者のメール記入を必要とする場合、フォーム署名者はプロセスの最後に署名されたコピーを受け取ることになりますので、ご注意ください。
例：従業員（フォーム署名者としての役割）は、HRマネージャー（サイン者としての役割）がフォームに署名した後、休暇フォームのコピーを受け取ることになります。
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