DottedSignのドキュメントをアーカイブする方法

DottedSignでは、ドキュメントをダッシュボードで追跡・管理することができます。ドキュメントは、「完了」、「処理中」、「キャンセル」など、それぞれの署名状況に応じてセクションに分類されます。

その分類の1つに「アーカイブ」があります。署名が完了したドキュメントやキャンセルしたドキュメントは、アーカイブして「アーカイブ」に移動することができます。この機能を利用することで、より効率的に書類を整理することができるようになります。

アーカイブ可能なドキュメントの種類 :

• 完了したタスク
• キャンセルされたタスク
  
  1. 無効化されたタスク
  2. 辞退したタスク
  3. 期限切れのタスク

下書きや他の人の署名待ちのドキュメントはアーカイブできません。所有者は、ドキュメントの状態を上記のような、アーカイブ可能なステータスに変更する必要があります。

ドキュメントをアーカイブする方法

ドキュメントをアーカイブすると、ダッシュボード内の「アーカイブ」という名前のセクションに移動します。この機能は、自分が作成・送信した（自分が所有する）タスクと、他のユーザーから送信された署名依頼に対して機能します。

1. 「完了」または「キャンセル」の項目に移動します。
2. アーカイブしたいドキュメントを選び、右上の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
3. 「アーカイブ」を選択します。
4. 選択したドキュメントが「アーカイブ」に移動します。

*注意：アーカイブできるのは、完了またはキャンセルされたドキュメントのみです。

ドキュメントのアーカイブを解除する方法

一度アーカイブしたドキュメントを削除する場合は、アーカイブを解除する必要があります。

1. 「アーカイブ」セクションに移動します。
2. アーカイブを解除したいドキュメントを選択し、右上の「...」をクリックして設定タブを展開します。
3. 「アーカイブ解除」を選択します。
4. ドキュメントはアーカイブされる前のセクションに戻ります。

アーカイブされたタスクの検索方法

1. トップバーの「検索」をクリックします。
2. 検索タブの上にある「アーカイブ」を選択します。
3. ドキュメントを検索します。検索には2つの方法があります。

方法1：タスク名で検索する

1. 検索タブでドキュメントのタイトルを入力し、検索をクリックします。
2. 該当するタイトルのドキュメントが結果に表示されます。

方法2：署名者で検索する

1. 検索タブ右側の「署名者」を選択し、検索設定を変更します。
2. 検索タブでドキュメントに付与された署名者名を入力して、検索をクリックします。
3. 署名者名に対応するドキュメントが結果に表示されます。

管理者の視点から：チームにおけるアーカイブ機能の権限を管理する方法

1. 「管理コンソール」に移動します。
2. 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「権限」をクリックします。
3. 「manager」に移動し、「編集する」をクリックすると、設定を変更することができます。
4. 下にスクロールして、「タスク管理：署名を取得」というカテゴリーの中に「アーカイブ署名タスク - チーム メンバーによる送信および要求」という項目があります。
5. チェックボックスを選択または解除することで、メンバーに権限を付与または削除することができます。
6. 上にスクロールして「確認」をクリックすると、変更が適用されます。

*注意：チームメンバーのタスクをアーカイブする権限は、管理者とマネージャーだけが持っています。

管理者・マネージャーの視点から：チームのドキュメントをアーカイブする方法

管理者またはマネージャーであれば、チームメンバーのタスクをアーカイブしたりアーカイブを解除したりすることができます。

*注意：アーカイブできるドキュメントの種類は、「完了」、「キャンセル」で保存されているものになります。

1. 「管理コンソール」に移動します。
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
3. 「タスクリスト」を選択し、アーカイブしたいドキュメントを選択します。検索機能を使って、素早くドキュメントを探し出すことができます。方法は3つあります。

方法1：タスク名で検索する

1. 検索タブでドキュメントのタイトルを入力し、検索をクリックします。
2. 「完了」または「キャンセル」のセクションから、お探しのドキュメントを見つけます。
3. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
4. 「アーカイブ」を選択します。
5. 選択したドキュメントが「アーカイブ」に移動します。

方法2：署名者で検索する

1. 検索タブ右側の「署名者」を選択し、検索設定を変更します。
2. 検索タブでドキュメントに付与された署名者名を入力して、検索をクリックします。
3. 「完了」または「キャンセル」のセクションから、お探しのドキュメントを見つけます。
4. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
5. 「アーカイブ」を選択します。
6. 選択したドキュメントが「アーカイブ」に移動します。

方法3：チームメンバーで検索する

1. アーカイブしたいドキュメントに関連するチームメンバーを選択します。
2. 期間を設定し、検索をクリックします。
3. 選択されたメンバーが所有するすべてのタスクと、それぞれのタスクのステータスが表示されます。
4. 「完了」または「キャンセル」をクリックすると、アーカイブしたいドキュメントが見つかります。
5. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
6. 「アーカイブ」を選択します。
7. 選択したドキュメントが「アーカイブ」に移動します。

管理者・マネージャーの視点から：チームのドキュメントのアーカイブを解除する方法

1. 「管理コンソール」に移動します。
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
3. 「アーカイブ」を選択し、アーカイブを解除したいドキュメントを選択します。検索機能を使って、素早くドキュメントを探し出すことができます。方法は3つあります。

方法1：タスク名で検索する

1. 検索タブでドキュメントのタイトルを入力し、検索をクリックします。
2. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
3. 「アーカイブ解除」を選択します。
4. 選択したドキュメントは、アーカイブする前のセクションに戻されます。

方法2：署名者で検索する

1. 検索タブ右側の「署名者」を選択し、検索設定を変更します。
2. 検索タブでドキュメントに付与された署名者名を入力して、検索をクリックします。
3. お探しのドキュメントを検索します。
4. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
5. 「アーカイブ解除」を選択します。
6. 選択したドキュメントは、アーカイブする前のセクションに戻されます。

方法3：チームメンバーで検索する

1. アーカイブを解除したいドキュメントに関連するチームメンバーを選択します。
2. 期間を設定し、検索をクリックします。
3. 選択されたメンバーが所有するすべてのタスクと、それぞれのタスクのステータスが表示されます。
4. アーカイブを解除したいドキュメントを探します。
5. 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
6. 「アーカイブ解除」を選択します。
7. 選択したドキュメントは、アーカイブする前のセクションに戻されます。

管理者・マネージャーの視点から：チーム内のアーカイブされたタスクの検索方法

1. 「管理コンソール」に移動します。
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
3. 「アーカイブ」を選択し、検索機能を使ってアーカイブされたタスクを探します。方法は3つあります。

方法1：タスク名で検索する

1. 検索タブでドキュメントのタイトルを入力し、検索をクリックします。
2. 該当するタイトルのドキュメントが結果に表示されます。

方法2：署名者で検索する

1. 検索タブ右側の「署名者」を選択し、検索設定を変更します。
2. 検索タブでドキュメントに付与された署名者名を入力して、検索をクリックします。
3. 署名者名に対応するドキュメントが結果に表示されます。

方法3：チームメンバーで検索する

1. 検索したいドキュメントに関連するチームメンバーを選択します。
2. 期間を設定し、検索をクリックします。
3. 選択されたメンバーが所有するドキュメントが結果に表示されます。