DottedSignで署名依頼を送信する際にテンプレートを使用することで、同じ作業を繰り返さずに済むため、大幅に時間を節約することができます。(方法はこちら：電子サイン業務を効率化する「テンプレート」の作成方法）チームで共有することができるテンプレートがあれば、チーム内の効率をさらに高めることができます。
DottedSignで使用できるテンプレートの共有機能は、そのような目的に合うように設計されています。管理者がテンプレートを一元管理し、メンバーに共有できるだけでなく、チームのメンバーも共有されたテンプレートを利用して、より短時間でクライアントに署名依頼を送信することができます。操作方法は以下の通りです。
*注意：テンプレートの共有は、ビジネスプラン以上でご利用いただける機能です。無料トライアルはこちらから。
テンプレートをチームで共有する方法
テンプレートをチームのメンバーと共有するには、まずテンプレートを設定する必要があります。(方法はこちら：電子サイン業務を効率化する「テンプレート」の作成方法）テンプレートの作成後、共有のためのテンプレートの詳細設定にアクセスすることができます。
- テンプレートの準備ができたら、ダッシュボードに戻り、「設定」をクリックします。
- 「テンプレート」をクリックし、共有したいテンプレートを選択します。
- 右上の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「共有」をクリックします。
- 「テンプレートをグループと共有」を選択します。
- マネージャーやメンバーと共有する場合は、チェックボックスを選択してください。
- また、テンプレートを使用する際に、チームメンバーによるタスクの変更を許可しない場合は、「テンプレートを適用してタスクを作成するときに変更をブロックする」を選択することができます。
- 「確認」をクリックすると、テンプレートがチームと共有されます。
*注意: あなたがマネージャーまたはチームのメンバーである場合、権限がある場合にのみテンプレートを共有することができます。設定タブで「共有」の項目が見つからない場合は、管理者に連絡して共有の許可を得てください。
チームメンバーとのテンプレート共有を解除する方法
管理者と共有権限を与えられたマネージャー、またはチームメンバーは、簡単なステップでいつでもチームメンバーとのテンプレート共有を解除することができます。テンプレートの共有を解除するには、以下の手順をご確認ください。
- ダッシュボードに入り、右上にある「設定」をクリックします。
- 「テンプレート 」をクリックします。
- あらかじめ共有設定したテンプレートを選択します。
- 右上の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「共有を管理」をクリックします。
- 「テンプレートをグループと共有」の選択を解除します。
- 「確認」をクリックすると、チームとのテンプレート共有が解除されます。
*注意：テンプレートがオーナーによって削除された場合も、共有は停止されます。
チームメンバーが共有するテンプレートを表示する方法
- ダッシュボードに入り、右上の「設定」をクリックします。
- 「テンプレート 」をクリックします。
- 「Shared with Me」を選択します。
- 共有されているすべてのテンプレートが表示されます。
テンプレートの共有機能を使用してタスクを作成する方法
- ダッシュボードに入り、「＋」をクリックします。
- 「署名を取得」を選択します。
- 「テンプレートをインポート」をクリックします。
- 使用するテンプレートを選択します。
- 「次へ」をクリックします。
- 必要に応じて、「タスク名」を変更します。
- 「署名者を管理」の項目に署名者の名前とメールアドレスを入れて、タスクを割り当てます。
- 「次へ」をクリックします。
- 署名者を追加し、項目を割り当てるとタスクが送信できるようになります。(方法はこちら：署名者を追加し、ドキュメントに署名フィールドを割り当てる方法）
*注意：テンプレートの共有は、ビジネスプラン以上でご利用いただける機能です。無料トライアルはこちらから。
チームメンバーにテンプレートを共有する権限を設定する方法
- 「管理コンソール」に移動します。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「権限」をクリックします。
- 「編集」をクリックすると、設定を変更することができます。
- 下にスクロールすると、「共有」のカテゴリーの中に「テンプレートをチームと共有する」という項目があります。
- チェックボックスを選択または解除することで、本人に権限を付与または削除することができます。
- 上にスクロールして「確認」をクリックすると、変更が適用されます。
*注意：管理者が権限を削除して共有設定を変更した場合、それまで共有されていたテンプレートはチーム内で共有されなくなります。
よくある質問：もっとテンプレートが必要な場合は？
テンプレートの数は、お客様が購入されたテンプレートの数に基づいています。管理者の契約内容によっては、テンプレートの数が異なる場合があります。テンプレートを使い切ると、管理者とメンバーは新しいテンプレートを作成することができなくなり、既存のテンプレートにもアクセスできなくなります。テンプレート機能を継続して使用するために、アカウントをアップグレードしてテンプレートの数を増やしたり、または減らしたりすることができます。
方法については下記の2種類があります。
方法1 - サブスクリプションプランのアップグレード
アカウントのアップグレード方法は、現在お客様にご利用いただいているプランによって異なります。
- セルフサービスプロセス（当社のオンラインチェックアウトを経由して）でご利用いただいている場合： カスタマーサクセスチーム support@info-dottedsign.com までご連絡ください。
- 弊社の営業スタッフよりお申し込みいただいた場合：営業担当者またはアカウントマネージャーまでご連絡ください。
方法2 - テンプレートの数を減らす
また、代替案として、既存のテンプレートの数を減らすこともできます。
- ダッシュボードに入り、右上の「設定」をクリックします。
- 「テンプレート 」をクリックします。
- 右上の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「削除」をクリックします。
- もう一度「削除」をクリックすると、テンプレートの削除が確定します。
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