お客様や従業員に署名を依頼する際、一人ずつ署名者を選ぶのは面倒だと感じたことはありませんか？DottedSignなら、よく使う署名者の組み合わせをグループ化して「署名者グループ」を作成し、タスク作成時にインポートすることで処理を効率化することができます。加えて、管理者として「署名者グループ」をチームで共有し、特定のメンバーに権限を割り当てることができるため、チームのワークフローを効率化することができます。
すべてのユーザーは、1つの管理者アカウントで最大999個の署名者グループを作成できます。ただし、他のメンバーによって作成され、ユーザーに共有されるものは除きます。上限を超えると、送信者は新しい署名者グループを作成できなくなります。
*署名者グループはビジネスプランで利用できる機能です。無料トライアルはこちらから。
「署名者グループ」の概要
目的：署名タスクを作成する際、ユーザーは署名レベルと署名者の設定を手動で追加する必要があります。組織が大きくなるにつれて、1つずつ手動で作成するのは時間がかかります。署名者グループの機能により、よく使用される署名者の組み合わせを事前に保存することができます。
権限：すべて（メンバー、マネージャー、および管理者が使用することができます。また管理者は署名者グループを共有したり、署名者グループを共有する権限をチームメンバーに付与したりすることができます。）
使用シナリオ：タスクを作成する際に署名者グループを使用することが可能です。テンプレートをインポートした際に署名者グループを使用することもできます。
署名者グループを作成する方法
- 「設定」をクリックします。
- 「署名者グループ」をクリックします。
- 「新しく作る」をクリックします。
- グループ名、署名者の名前、メールアドレスを入力します。
- 入力が完了したら、「確認」をクリックしてください。
署名者グループを編集する方法
署名者グループの編集や名前の変更も簡単にできます。チーム内の他のユーザーが作成した署名者グループを編集することはできませんので、ご注意ください。
- まず「...」をクリックします。
- 「編集」をクリックすると、署名者グループの名前を変更したり、新しい署名者を追加したりすることができます。
- 完了したら「確認」をクリックします。
署名者グループを削除する方法
共有されていない署名者グループを削除する
- 「...」をクリックし、「削除」を選択します。
- 「この署名者グループを削除してもよろしいですか？」という警告メッセージが表示されますので、「削除」をクリックします。
共有されている署名者グループを削除する
- 「...」をクリックし、「削除」を選択します。
- 「この署名者グループはチームと共有されています。 本当に削除しますか？」 という警告メッセージが表示されますので、「削除」をクリックします。
*注意: 共有されている署名者グループを削除すると、チームメンバーはその署名者グループにアクセスできなくなります。
タスクに署名者グループをインポートする方法
署名者グループを作成した後、送信者は新しいタスクを作成する際に署名者グループをインポートすることができます。送信者がテンプレートを使って新しいタスクを作成する場合、送信者は署名者グループもインポートすることができます。
新規タスクに署名者グループをインポートする
- 「＋」をクリックし、「署名を取得」をクリックします。
- 「ファイルを選択」をクリックします。
- 「署名者を管理」のセクションで、「署名者グループのインポート」をクリックします。
- インポートする署名者グループをクリックし、「次へ」をクリックします。
*注意: 新しいタスクで署名者の詳細を入力した場合、署名者グループでは以前の設定が上書きされますのでご注意ください。
テンプレートを使用して署名者グループを新しいタスクにインポートする
- 「＋」をクリックし、「署名を取得」をクリックします。
- 「テンプレートをインポート」をクリックします。（「電子サイン業務を効率化する「テンプレート」の作成方法」についてはこちら）
- 「署名者を管理」のセクションで、「署名者グループのインポート」をクリックします。
- インポートする署名者グループをクリックし、「次へ」をクリックします。
- 選択された署名者グループは、テンプレート内の既存の署名者設定を上書きします。
- 「確認」をクリックします。
*注意：署名者グループをテンプレートにインポートする際、署名者グループの署名者の数とテンプレートのロール数が一致していることを確認してください。一致していない場合、エラー画面が表示されます。
管理者の視点から：署名者グループをチームで共有する方法
管理者は署名者グループを共有したり、署名者グループを共有する権限をチームメンバーに付与したりすることができます。
- 「管理者コンソール」をクリックします。
- 「権限」を選択します。
- 「編集する」をクリックします。
- 「共有」セクションで、マネージャーやメンバーに権限を割り当てることができます。
- 完了したら「確認」をクリックします。
*注意：署名者グループを共有する権限を取り消した場合、そのユーザーは署名者グループを共有できず、チーム内で共有された署名者グループにアクセスすることもできません。
マネージャー・メンバーの視点から：署名者グループをチームで共有する方法
署名者グループはチームと共有することが可能ですが、まずは共有する権限があることを確認してください。共有権限がない場合、他のメンバーが共有した署名者グループの情報は閲覧のみ可能で、署名者グループに変更を加えることはできません。
- 「設定」をクリックします。
- 「署名者グループ 」をクリックします。
- 「...」をクリックし、「共有」を選択します。
- 「署名者グループを共有」をクリックし、共有する相手を選択します。
- 完了したら「確認」をクリックします。
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