重要な書類に署名をするとき、社判は書類を認証するためのアプローチとして代表的なものです。 これは、会社の署名と見なすことができます。特にアジアのビジネス文化では、手書きのサインと社判が同じように使われることよくあります。
印鑑機能により、管理者と権限を与えられたチームメンバーが社判を使ってドキュメントに署名できるようになりました。この機能により、管理者は「管理コンソール」で簡単に会社の印鑑を追加・管理することができます。管理者は、必要に応じて印鑑に名前や番号を付け、チーム内の承認された署名者に印鑑の権限を設定することができます。
*注意：社判の管理機能は、ビジネスプラン以上でご利用いただける機能です。無料トライアルはこちら。
新しい印鑑を作成する方法
- 「管理コンソール」にアクセスします。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
- 「作成」をクリックします。
- 印鑑番号と印鑑名をクリックします。
- 「ファイルを選択」をクリックして、印鑑をアップロードしてください。
- 「保存」をクリックします。
- その後、管理コンソール上で印鑑を確認することができます。
*注意：印鑑番号、印鑑画像は一度作成すると再編集できません。
チームメンバーの印鑑の使用権限を管理する方法
- 「管理コンソール」にアクセスします。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
- 認証を管理したい印鑑を探します。
- 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「オーソライズ」をクリックします。
- 認証または非認証にするユーザーを選択します。
- 「確認」をクリックします。
- 選択されたユーザーには、管理者が認証、または非認証にした時点で通知メールが送信されます。
印鑑名を編集する方法
- 「管理コンソール」にアクセスします。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
- 編集したい印鑑を探します。
- 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「編集する」をクリックします。
- 印鑑名を編集し、「保存」をクリックします。一度作成した印鑑番号や印鑑画像は変更できませんのでご注意ください。これは、組織内の印鑑管理をより安全かつ確実にするためです。
- 印鑑が変更された場合、承認された全てのユーザー全員にメールで通知されます。
印鑑を無効にする方法
社判の正当性を確保するために、時には印鑑の更新や交換が必要になることがあります。この場合、現在の印鑑は使用できなくなります。印鑑を無効にすると、チームのメンバーは無効にした印鑑にアクセスできなくなります。
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「管理コンソール」にアクセスします。
-
左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
-
無効にしたい印鑑を探します。
-
右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
-
「無効化」をクリックして確定します。
- 承認された全てのユーザーには、使用停止を知らせる電子メールが送信されます。
*注意：
- 一度無効化された印鑑は、再度有効化したり、チームメンバーに承認したりすることはできません。
- 無効にした後でも、ログファイルをダウンロードすることができます。
印鑑を削除する方法
印鑑を削除できるのは、その印鑑が有効化されておらず、どのタスクでも使用されていない場合、またどのユーザーにも承認されていない場合のみです。そうでない場合は、印鑑を削除するために、まず印鑑を無効にする必要があります。印鑑の無効化については、上記 「印鑑を無効にする方法」にてご確認ください。印鑑を削除する手順は以下の通りです。
- 「管理コンソール」にアクセスします。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
- 削除したい印鑑を探します。
- 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「消去」をクリックします。
- 「削除」をクリックして確定します。
印鑑のログファイルをエクスポートする方法
承認された各チームメンバーによる印鑑の使用状況を把握するために、それぞれの印鑑のログファイルをダウンロードすることができます。ログは、特定の印鑑の下で行われたすべての活動（認証、編集、使用など）を詳細に記録するものです。
- 「管理コンソール」にアクセスします。
- 左側「チーム」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
- エクスポートしたい印鑑を探します。
- 右側の「...」をクリックすると、設定タブが展開されます。
- 「.csvをエクスポート」をクリックします。
- ログファイルはダウンロード先で確認できます。
社判を使用した署名の方法
社判を自分の署名として使用すると、2 つの異なる署名設定に適用できます。印鑑を使用して、自分に割り当てられたタスクや、自分が署名するために作成したタスク (「自分に署名」とも呼ばれます) に署名することができます。
タスクタイプ：署名の招待
- 署名を担当するタスクを開きます。
- 署名欄をクリックします。
- 「印鑑」をクリックします。
- フィールドの署名に使用する印鑑を選択します。
- 「使用」をクリックします。
- 署名欄に印鑑が貼られていることがわかります。他の項目の入力を続けるか、タスクを送信者に送り返すことができます。
タスクタイプ：自分に署名
- 「自分に署名」のタスクを作成します。（チュートリアル：サインやイニシャル、テキスト、日付、ラジオボタン、チェックボックスをドキュメントに追加する方法）。
- 記入が完了したら、署名欄の位置を確認します。
- 左側にある「署名」をクリックします。
- 「印鑑」をクリックします。
- 使用する印鑑を選択します。
- 「使用」をクリックします。
- ドラッグ&ドロップで署名を割り当てます。
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