署名依頼の断り方

署名を行う際、送信者が誤ってあなたにタスクを割り当てていたり、ドキュメントにエラーが含まれていたりすることがあります。このような場合、ドキュメントへの署名を断り、DottedSignを通じて送信者にメッセージを残すことができます。署名依頼を断るには、以下の手順をご覧ください：

  1. 署名の招待メールからタスクを入力するか、「未対応」から署名を辞退したいタスクを特定します。
  2. 右上の「...」をクリックして設定タブを展開します。
  3. 「署名を拒否する」をクリックします。 
  4. 拒否する理由を選択し、必要であればメッセージ欄に詳細な情報を記入してください。
  5. 「拒否」をクリックします。
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  6. 送信者には、署名を辞退したことを知らせるメールが届きます。
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*注意：

  1. 署名依頼を拒否できるのは、送信者が署名者の拒否許可をオンにしている場合のみです。署名拒否の権限を設定する方法については、次のセクションをご確認ください。
  2. 一度署名依頼を拒否すると、招待メールのリンクからタスクにアクセスすることができなくなります。また、そのタスクは「未対応」セクションから削除されます。

送信者の視点：署名者の署名拒否の権限を管理する方法

署名の招待状を送信する前に、署名者の署名拒否の権限を管理することができます。すべての署名項目を割り当て、次へをクリックすると、「確認して送信」という詳細設定に進みます。以下の手順で権限を設定してください： 

  1. 署名タスクを作成し、署名者とフィールドを割り当てます (チュートリアル: 電子署名を依頼するタスクの作成方法). 
  2. 署名タスクの作成が完了したら、右上の「次へ」をクリックします。
  3. 「詳細設定」の署名者セクションの下にある”権限の管理”をクリックします。
  4. 「署名を拒否する」のチェックボックスを選択または解除することで、署名者の署名拒否の権限を管理することができます。
  5. 左上の戻る（←）をクリックすると、メインページに戻ります。
  6. 「送信」をクリックします。
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*注意：

  1. 複数の署名者がいる場合、署名者の1人が署名を辞退した時点でタスクはキャンセルされます。署名プロセスはすぐに終了します。
  2. 署名者が署名を拒否した場合、送信者のみが署名タスクを閲覧することができます。署名者によって署名が拒否されると、すべての署名者はその署名タスクにアクセスすることができなくなります。

送信者の視点：拒否されたタスクの確認方法

  1. ダッシュボードの「キャンセル」セクションに移動します。
  2. 拒否されたタスクはすべてこのセクションで確認できます。
  3. 表示したいタスクをクリックします。
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*注意：タスクが拒否されると、送信者だけがそのタスクを見ることができます。関与した署名者は、そのタスクを見ることはできません。

 

送信者の視点：拒否されたタスクの監査証跡をダウンロードする方法

  1. 「キャンセル」セクションに移動します。
  2. 監査証跡をダウンロードしたいタスクを特定します。
  3. 「監査証跡」をクリックすると、PDFファイルをダウンロードできます。
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管理者の視点：拒否理由の作成・管理の方法

署名者によってタスクが拒否された理由をより詳しく理解するために、DottedSignはデフォルトの理由のリストを提供します。また、ビジネスの性質に基づいた独自の理由を設定することもできます。拒否理由をカスタマイズする場合は、以下の手順をご参照ください。

  1. 「管理コンソール」にアクセスします。
  2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「タスク設定」をクリックします。
  3. 「作成」を選択し、拒否の理由を追加します。
  4. 拒否の理由を記載します。
  5. 「作成 」をクリックする
  6. 新しい拒否の理由が追加されます。
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*注意：1つの管理者アカウントで設定できる拒否の理由は最大で20個です。

 

管理者の視点：チームメンバーが拒否したタスクを管理する方法

タスク管理ダッシュボードでチームメンバーの辞退したタスクをすべて表示・管理できるほか、タスクページでファイルや監査証跡をダウンロードすることができます。チームメンバーが拒否したタスクを管理する方法については、以下の手順をご参照ください：

  1. 「管理コンソール」にアクセスします。
  2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「管理」をクリックします。
  3. 「キャンセル」のセクションを選択します。
  4. 必要に応じて、期間を選択します。
  5. このセクションには、チームメンバーが拒否したタスクが全て表示されます。
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  6. タスクを記録または削除するには、「その他（...）」をクリックし、適宜選択します。
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  7. タスクページでタスクをクリックすると、ファイルとその監査証跡をダウンロードすることも可能です。 
  8. 「監査証跡」をクリックすると、タスクの監査証跡をダウンロードできます。
  9. または、「...」をクリックし、「ドキュメントをダウンロード」を選択すると、オリジナルファイルをダウンロードすることができます。
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管理者の視点：拒否理由にアクセスする方法

チーム内で拒否されたすべてのタスクについて、管理者は拒否された理由を調べて、チームが何をどのように改善できるかを理解する必要があります。

時間の無駄を省き、チームの生産性を高めるためには、作業プロセスの最適化が常に重要な鍵となります。そのため、もし署名拒否率が企業が想定しているよりも高かった場合、拒否の理由を知ることがとても重要です。チームレポートで辞退理由を確認するには、以下の手順をご参照ください：

  1. 「管理コンソール」にアクセスします。
  2. 左側にある「レポート」をクリックします。
  3. 拒否率の下にある「拒否の理由」をクリックします。
  4. 拒否されたタスクの数をそれぞれの理由ごとに棒グラフで確認することができます。 
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