ワークフローでタスク管理を自動化する方法

管理者は、条件を満たしたタスクを自動的にアーカイブまたは削除するように設定することができます。これにより、あなたやチームメンバーが繰り返し手動でタスクを整理する時間を節約できます。「自動タスク管理」機能については、以下の手順に従ってください：

*注意：自動タスク管理機能は、ビジネスプラン以上のプレミアム機能です。無料トライアルはこちらから。

自動タスク管理の作成方法

1. 「管理コンソール」にアクセスします
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「自動タスク管理」をクリックします。
3. 「作成」をクリックします。
4. この自動管理フローの「条件名」を入力します。
5. 条件を満たしたときにタスクを自動化したいプロセス（アーカイブまたは削除）を選択します。
6. タスク範囲とステータスを選択し、この自動化に適用させたい「タスク条件」を設定する。
   6-1. チームメンバーが作成したすべてのタスクにこの自動化を適用したい場合は、「チームメンバーが作成したすべてのタスク」を選択します。
   6-2. あるいは、条件を「テンプレートで作成したタスク」に設定することもできます。 この場合自動化は、選択したテンプレートからタスクが作成された場合にのみ適用されます。
   6-3. 条件を「テンプレートで作成したタスク」に設定した場合、すぐ下に「テンプレートを選択」と表示されるので、こちらをクリックします。この自動化を適用したいテンプレートを選択し、「次へ」をクリックします。
   6-4. ”完了”、”中止”、”拒否”、”期限切れ”の選択肢の中から自動化したい「タスクステータス」を選択します。複数のタスクステータスを選択することもできます。
7. この自動化が実行される「実行時間」を設定する。
   7-1. タスクをすぐに自動管理したい場合は、「タスク条件が満たされた時点ですぐに実行します。」を選択します。
   7-2. 自動化を後回しにしたい場合は、「タスク条件が満たされて〇〇日後に実行します。」を選択し、1〜30日の範囲で日数の設定をします。
8. 「作成」をクリックします。

*注意：

1. 自動管理フローは、進行中のタスクおよびフロー作成後に作成されたタスクにのみ適用されます。自動管理フローは、フローが作成される前に完了したタスク（中止、拒否、期限切れを含む）には適用されません。
2. 自動管理フローは、チームメンバーが作成したタスクのみを変更します。
3. 各タスクが自動管理フローを起動するのは一度のみです。例えば、自動管理フローによってアーカイブされたタスクは、そのタスクがメンバーによって手動でアーカイブを解除された場合、再度アーカイブはされません。
4. 既存の自動管理フローと競合する場合、新しい自動化フローを作成することはできません。例えば、現在の自動管理フローは、期限切れのタスクを削除するように条件付けされています。この場合、期限切れのタスクをアーカイブする別のフローを設定することはできません

自動タスク管理の編集方法

1. 「管理コンソール」にアクセスします
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「自動タスク管理」をクリックします。
3. 編集したい自動タスク管理フローを探し、「...」をクリックします。
4. 「編集」を選択し、必要に応じて条件を変更します。
5. 「保存」をクリックします。

*注意：編集した自動タスク管理フローは、編集後に完了したタスク（中止、期限切れ、拒否を含む）にのみ適用されます。

自動タスク管理の削除方法

フローが不要になった場合、または自動タスク管理フローを作成できる数の上限に達した場合は、フローの削除をすることができます。自動タスク管理を削除するには、以下を参照してください：

1. 「管理コンソール」にアクセスします
2. 左側「タスク」というカテゴリーの中にある「自動タスク管理」をクリックします。
3. 編集したい自動タスク管理フローを探し、「...」をクリックして設定タブを展開します。
4. 「削除」を選択します。
5. 「確認」をクリックします。

よくある質問：自動タスク管理フローの使用制限に達した場合はどうすればよいですか？

各管理者が使用できる自動タスク管理フローのデフォルト数は5つです。既定の使用量に達した場合、2つの方法があります： 

方法1 - 管理者アカウントで使用量の制限を増やす

もっと自動タスク管理フローを作成したい場合は、私たちのチームにご連絡ください。詳細は下記をご覧ください： 

• セルフサービス・プロセス（当社ウェブサイト経由）で購読された場合： カスタマー・サクセス・チーム（support@info-dottedsign.com）までご連絡ください。
• セールス・チームを通じてご購読いただいた場合： 営業担当者またはアカウント・マネージャーにご連絡ください。専任の担当者が対応いたします。

方法2 - 自動タスク管理フローの数を減らす

あるいは、既存の自動化ワークフローの数を減らすこともできます。上記「自動タスク管理の削除方法」を参考に、作成された自動ワークフローの数を減らしてください。

*注意：自動タスク管理はビジネスプラン以上のプレミアム機能です。無料トライアルはこちらから。