署名タスクを作成する際、各受信者に対する文書閲覧権限を設定することで、署名者やCC受信者がアクセス権限のある文書のみを閲覧できるようにすることができます。タスクが完了すると、受信者は関連文書のみを受け取ります。
例えば、部門長からの署名が必要なプロジェクトを管理している場合、文書閲覧権限を設定することができます。これにより、各担当者は自分の役割に関連する文書のみを確認することになり、情報漏洩や混乱のリスクを軽減できます。その結果、タスクが完了すると、各受信者は必要な文書のみを受け取ることになり、文書管理の効率性とセキュリティの両方が向上します。
文書閲覧権限の設定方法
- 署名タスクを作成し、署名者に署名欄やその他の関連フィールドを割り当て、「続行」をクリックします。
詳細はこちら：電子署名を依頼するタスクの作成方法
- 必要に応じて、文書のコピーの宛先をCCで設定することができます。
詳細はこちら：署名タスクにCCを追加する方法
- 「文書の閲覧権限」の下にある「表示」をクリックして、文書の権限ページに入ります。
- 文書の権限ページでは、各受信者の閲覧権限を管理することができます。グレーのチェックボックスは、署名者が文書の閲覧権限を持っている必要があることを示し、青色のチェックボックスは、閲覧権限を自由に調整できることを示します。
注:
- 文書が選択されていない場合、署名者はタスク完了時にその文書を受け取ることができません。
- すべての受信者は、少なくとも1つの文書にアクセスできる必要があります。
-
署名者が以下のいずれかに該当する場合、以下の閲覧権限が自動的に適用され、ロックされます。
- タスクの所有者でもある場合
- フィールドに割り当てられている場合
- チェッカーとして割り当てられている
- 戻る」アイコンをクリックします。
- 「送信」をクリックして、署名タスクを正常に作成します。
ヒント：テンプレートで文書の閲覧権限を設定することもできます。
詳細情報：電子署名業務を効率化する「テンプレート」の作成方法
文書の閲覧権限の表示方法
- タスクをクリックします。
- 「ファイル情報」をクリックします。
- 「文書の閲覧権限」の下にある「表示」をクリックして文書の権限ページにアクセスし、各受信者の閲覧権限を確認します。
更新