如何利用公开表单搜集签名

公开表单让发文者能在各种情况下从公开或未指定的签署者方取得签署者的签名。公开表单的建立会需要范本，您将可与潜在客户、供应商和员工分享表单连结。

当签署过程中涉及多重签署者，其中包括未指定的和指定的签署者时，公开表单将能派上用场。您可以在同一设备上以远端方式或亲自完成该签署过程。

例如：人力资源经理可以利用员工离职申请表创立一个公共表单。作为离职流程的一部分，员工透过公开表单的连结填写员工离职申请表，人力资源经理将收到来自点点签的签署请求以批准该文件。公开表单可用于公司内部和外部签署情境。请按照以下步骤开始吧！

公开表单里的角色

• 表单拥有者：在公开表单中建立模板以及拥有每项签署任务管理权的角色。
• 表单签署人：透过表单连结签署任务的未指定签署者。
• 签署者：在上个表单签署者完成签署后收到自动签名提醒信以进行签署任务的指定签署者。

表单拥有者：如何创建一个新的公开表单

1. 先到「设定」。
2. 于设定页面左侧栏位点选「公开表单」。
3. 点选「＋创建」以新增一个新的公开表单。
4. 点选「汇入文件范本」， 选择要用于建立公共表单的范本，然后点击「继续」。如果这是您第一次使用范本，这里有一个步骤拆解教学（如何建立可重複使用的文件范本）。请注意，在将范本导入公共表单之前，您需要为此范本设定签名顺序。
5. 为您的公开表单标题、对签署者的指示、以及您可能涉及的角色填写相关资讯。
6. 您也可以更改签署者当前的角色，并通过点击更多图标「...」选择要求联络人的资讯。更多详情如下：
   • 在「当前角色」下，「签署者」意指您将分配签署任务的签名者，而「表单签署人」则是指未特别指定的签署者。
   • 在「必填联络资讯」底下，「姓名」是需要填写的，「电子邮件」则是选择性填写。如果勾选了电子邮件，所有签名者都将收到一份已签名文件的副本。
   • 一旦完成，点选「确认」和「继续」。
7. 在发布公开表单前，请确认您希望如何取消发布公开表单。您有以下选择：
   • 手动取消发布：这是您可以手动取消发布公开表单的预设选项。
   • 达到截止日期时自动取消发布：当达到截止日期时，表单将自动取消发布。
   • 收到一定数量的回覆时自动取消发布：当收到的回覆数量达到设定数量时，表单将自动取消发布。
8. 一旦设定完成，点选「创建和发布」以发布您的公开表单。您将看到新创建的公开表单出现在仪表板上。

表单拥有者：如何分享公开表单

1. 选择一份公开表单并点选更多「...」。
2. 点击「取得连结」，接着复制该连结将公开表单分享给您的相关签署者或潜在客户。

签署者：如何签署公开表单

当您收到公开表单的连结后，请按照以下步骤填写您要签署的栏位。

1. 当您透过公开表单的连结开启文件时，首先您会需要同意透过点点签进行电子文件签署，这个准则是为了解签属者签名时的目的。
2. 请输入您的姓名，因为这是必填的栏位。如果发文者并未指定是否需填写电子邮件，您可以将该栏位留空。
3. 之后点选「确认」。
4.  完成签署后，请点选「結束」。
5.  之后点选「确认」将文件送出，就完成了！

签署者：如何签署公开表单

签署者完成签名后，会根据签名顺序设置收到签名请求。请按照指示中的操作说明：签署文件。

情境一：一旦员工（作为非指定签署人）完成填写假单，人资经理（作为指定签署者）将需进行下一步签署。

若公开表单要求表单签名者填写电子邮件，表单签名者会在流程结束时收到签名副本。

情境二：人资经理（作为签署者）完成假单签署后，员工（作为表单签署人）将会收到该假单的副本。