如何封存點點簽內的文件

在點點簽裡，用戶可以在儀表板追蹤和管理不同階段的任務。依據簽署狀態，文件會被歸類在相對應的資料夾內，例如：已完成、待自己簽署、待他人簽署、已取消......等等。

其中一個最常用的功能是用戶可以把文件歸類在「封存」的資料夾內。當文件已完成簽署或被取消，用戶可把該文件移到封存的資料夾內。有了這個功能，用戶可輕鬆整理簽署任務，保持工作效率。

可被封存的文件類型包括：

• 已完成的任務
• 已取消的任務
  
  1. 已中止的任務
  2. 已拒簽的任務
  3. 已過期的任務

請留意草稿或待他人簽署的文件無法被封存， 用戶須將文件的狀態更改為上述狀態，才能進行封存。

如何封存文件

一旦您封存某個文件，該文件將會移動到儀表板上的「封存」的資料夾。封存功能適用於由您自己創建和發送的任務（文件擁有者為您本人）以及其他人發送的簽署請求。

1. 在儀表板上點選「已完成」或「已取消」的資料夾。
2. 選擇您希望封存的文件後，點選「...」，展開設置選項列。
3. 點選「封存」。
4. 被選擇的文件會移動到「封存」資料夾。

*請注意： 只有「已完成」或「已取消」的文件才可以封存。

如何取消封存文件

如果您想刪除不再需要的文件，但這些文件先前已移至封存資料夾，這時您需要先取消封存，才能執行後續刪除的動作。

1. 點選「封存」的資料夾。
2. 選擇您希望取消封存的文件後，點選「...」後，展開設置選項列。
3. 點選「取消封存」。
4. 選擇的文件將會移動到封存前的原有資料夾位置。
   

如何搜尋封存任務

1. 點擊儀表板上方的 「搜尋」。
2. 點選 搜尋欄上的「封存任務」。
3. 搜尋封存的文件。

搜尋封存任務有以下兩種方式：

方法 1.  以文件名稱搜尋

1. 於搜尋欄輸入文件名稱，點擊「搜尋」。
2. 相對應名稱的文件將會出現在搜尋結果。
   

方法 2.  以簽署者搜尋

1. 於搜尋欄右方更改搜尋設置，下拉點選「簽署者」。
2. 於搜尋欄內輸入該文件被指派的簽署者，接著點擊「搜尋」。
3. 相對應簽署者的文件將會出現在搜尋結果。
   

如何管理團隊成員的封存權限（組織管理者）

1. 點擊頭像的「管理控制台」 。
2. 點選 「組織」下的「權限」。
3. 點擊「編輯」 。
4. 向下滑動頁面至「簽署任務 － 邀請他人簽署」下的子選項「封存簽署任務 - 其他團隊成員發出與收到的簽署請求」。
5. 勾選或取消勾選複選框以允許或刪除對管理者的授權。
6. 向上滑動頁面，點擊「確認送出」以更新組織權限。

*請注意： 只有組織管理者或管理者有權限封存團隊成員的任務。

如何封存團隊任務（組織管理者/管理者）

組織管理者或由被授權的管理者，可以對團隊成員發出的任務進行封存或取消封存，包括被存放在「已完成」或「已取消」的資料夾內的文件。

1. 點擊頭像下的「管理控制台」 。
2. 點選 「任務」下的「管理」 。
3. 點選 「任務清單」，選擇希望封存的文件。您可使用搜尋功能快速找到該任務。可以透過以下3種方式設置：
   

方法 1.  以文件名稱搜尋

1. 於搜尋欄輸入文件名稱，點擊「搜尋」。
2. 點選 「已完成」或「已取消」資料夾。
3. 點選「...」後，展開設置選項列。
4. 點選「封存」。
5. 選擇的文件將會移動到「封存」的資料夾。
   

方法 2.  以簽署者搜尋

1. 於右方更改搜尋設置，點選「簽署者」。
2. 於搜尋欄內輸入該文件被指派的簽署者，接著點擊「搜尋」。
3. 點選 「已完成」或「已取消」資料夾。
4. 點選「...」後，展開設置選項列。
5. 點選「封存」。
6. 被選擇的文件將被移動到「封存」的資料夾。
   

方法 3.  以團隊成員搜尋

1. 在「選擇使用者」選擇該封存文件的相關成員。
2. 選擇日期，然後點擊「搜尋」。
3. 您將看到選擇成員所擁有的任務，以及他們各自的任務狀態。
4. 點選 「已完成」或「已取消」的資料夾，選擇您想封存的文件。
5. 點選「...」後，展開設置選項卡。
6. 點選「封存」。
7. 選擇的文件將會移動到「封存」的文件夾。
   

如何取消封存團隊任務（組織管理者/管理者）

1. 點擊頭像點選「管理控制台」 。
2. 點選 「任務」下的「管理」 。
3. 點選 「任務清單」，選擇希望取消封存的文件。您可以使用搜尋功能快速找到任務。可以透過以下3種方式設置：
   

方法 1.  以文件名稱搜尋

1. 於搜尋欄輸入文件名稱，點擊「搜尋」。
2. 點選「...」後，展開設置選項列。
3. 選取需要取消封存的文件 。
4. 點選「取消封存」。
5. 選擇的文件將被移動到封存前所處的資料夾。
   

方法 2.  以簽署者搜尋

1. 於右方更改搜尋設置，點選「簽署者」。
2. 於搜尋欄輸入文件被指派的簽署者，點擊「搜尋」。
3. 選取需要取消封存的文件 。
4. 點選「...」後，展開設置選項列。
5. 點選「取消封存」。
6. 選擇的文件將會移動到封存前所處的資料夾。
   

方法 3.  以團隊成員搜尋

1. 在「選擇使用者」選擇該封存文件的相關成員。
2. 選擇日期，然後點擊「搜尋」。
3. 你將看到選擇成員所擁有的任務，以及他們各自的任務狀態。
4. 選擇你希望取消封存的文件。
5. 點選「...」後，展開設置選項列。
6. 點選「取消封存」。
7. 選擇的文件將會移動到封存前所處的資料夾。
   

如何搜尋團隊內已封存團隊任務（組織管理者/管理者）

1. 點擊頭像點選「管理控制台」 。
2. 點選 「任務」下的「管理」 。
3. 點選 「任務清單」，選擇希望取消封存的文件。您可以使用搜尋功能快速找到任務。可透過以下3種方式設置：
   
   

方法 1.  以文件名稱搜尋

1. 於搜尋欄輸入文件名稱，點擊「搜尋」。
2. 相對應的文件會出現在搜尋結果。

方法 2.  以簽署者搜尋

1. 於右方更改搜尋設置，點選「簽署者」。
2. 於搜尋欄輸入文件被指派的簽署者，點擊「搜尋」。
3. 相對應的文件會出現在搜尋結果。
   

方法 3.  以團隊成員搜尋

1. 在「選擇使用者」選擇該封存文件的相關成員。
2. 選擇日期，然後點擊「搜尋」。
3. 相對應的文件會出現在搜尋結果。