如何在團隊中使用分享文件

在點點簽中，使用文件範本來創建任務能為您省去大量時間進行重複的動作建立簽署欄位（延伸教學：如何建立可重複使用的文件範本）。因此，妥善的運用團隊與共享文件範本能有效的提升團隊效率。

點點簽的「分享文件」即為提升組織工作效率而開發的功能。不僅組織管理者能有效集中管理共享中的文件以及主動分享文件範本與有權限的團隊角色，團隊成員也能夠過使用共享中已建立好了文件範本快速創建任務，並且寄送簽署邀請至客戶端。

*請注意：「分享文件」為進階功能，訂閱點點簽商務方案以上即可開始使用。點點簽商務方案提供14天免費試用，馬上來體驗看看吧！

如何與團隊分享文件

在進行與團隊成員分享文件前，您需要先預先建立好文件範本（延伸教學：如何建立可重複使用的文件範本）。一旦範本建立完畢後，您將可以透過範本的進階設定和團隊分享文件，請參照以下步驟：

1. 文件範本建立後，於首頁前往「設定」。
2. 點選「文件範本」，並且選擇您想與團隊分享的文件。
3. 點擊「 ··· 」 開啟選單。
4. 點選「分享」。
5. 點擊「分享文件範本」。
6. 勾選想要分享範本的團隊角色，例如：管理者或成員。
7. 若您不希望組織成員在使用該文件範本時，修改已建立好的範本欄位，選取「取用該文件範本建立簽署任務時，鎖定內容」。
8. 點選「確認」更改設定。

*請注意：組織成員中的管理者與成員無共享文件的直接權限，須透過組織管理者授予才能使用。若您欲共享之範本選單中並無「管理分享」的選項，請聯繫您的組織管理者為您調整權限。

如何停止與團隊分享中的文件

組織管理者以及有權限的團隊角色（例如：管理者或成員），可以隨時透過簡單的設定調整停止與團隊成員分享文件，請參考以下步驟：

1. 於首頁前往「設定」。
2. 點選「文件範本」。
3. 選擇您想停止共享的文件範本。
4. 點擊「 ··· 」 開啟選單。
5. 點選「管理分享」。
6. 取消勾選「分享文件範本」。
7. 點選「確認」更改設定。

*請注意：若分享中的文件範本被擁有者刪除，則該文件範本將會立即停止分享。

如何檢視與團隊分享中的文件

1. 於首頁前往「設定」。
2. 點選「文件範本」。
3. 點選「Share With Me」。
4. 其他團隊成員與您共享的文件將會呈現在下方。

如何使用分享中的文件建立任務

1. 於首頁點選「+」創建簽署任務。
2. 點選「邀請他人簽署」。
3. 點選「匯入文件範本。」
4. 選擇您欲使用之文件範本。
5. 點選「繼續」。
6. 若有需要則更改任務名稱。
7. 輸入任務簽署者的姓名和email後，點擊「下一步」。
8. 建立簽署欄位，完成任務進階設定後，即可將任務送出。（延伸教學：如何建立簽署任務邀請他人簽名）

*請注意：「分享文件」為進階功能，訂閱點點簽商務方案以上即可開始使用。點點簽商務方案提供14天免費試用，馬上來體驗看看吧！

如何設定團隊成員分享文件的權限

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「權限」。
3. 使用「編輯」進行權限設定。
4. 向下滑動找到在「分享設定」項下的「分享簽署文件範本」。
5. 針對指定的團隊角色進行開啟或關閉權限。
6. 點選「確認送出」完成設定。

*請注意：若組織管理者關閉團隊角色的「分享簽署文件範本」權限，原屬於該團隊角色分享中的文件將會立即停止分享。

常見問題：若我需要創建更多文件範本該怎麼做

每個帳號下能建立的文件範本數量會因帳號所屬方案而有所不同。一旦創建的文件範本數量達到限制，組織管理者以及團隊成員都將無法再創建新的文件範本，也將無法使用現有的文件範本。若要繼續使用文件範本及分享文件的功能，您可以選擇升級現有訂閱方案來提升數量限制，或是降低現存的文件範本數量。

請參考以下兩種步驟：

方法 1.  升級現有訂閱方案

升級訂閱方案的方式將會依您最初訂閱帳號時的方式而有所不同

若您的方案訂閱是自行透過我們的點點簽官網訂購：請透過Email - support@info-dottedsign.com.聯繫我們的客服團隊協助處理。若您的方案訂閱是透過點點簽的業務人員：請聯繫原為您服務的業務專員或是客戶經理，將會有專人來為您處理。

方法 2.  減少文件範本數量

您也可以考透過減少現有文件範本數量的方式解決此問題。

1. 進入「文件範本」資料夾。
2. 點擊「 ··· 」 開啟選單。
3. 點擊「刪除」。
4. 再次點選「刪除」。