如何在點點簽中管理及使用組織印鑑

由於組織印鑑在文件上所具有的法律效力，它在文件簽署中時常扮演相當重要的角色。尤其是在亞洲的企業文化中，組織印鑑和手寫簽名時常是被交替使用的。

在點點簽中，組織管理者及授權的團隊成員可以使用組織印鑑進行簽名。組織管理者可以透過管理控制台系統性地給予印鑑編號及名稱，授權印鑑給特定的團隊成員來有效的管理組織的各項印鑑。

*請注意：「組織印鑑」為進階功能，訂閱點點簽商務方案以上即可開始使用。點點簽商務方案提供14天免費試用，馬上來體驗看看吧！

如何在團隊中建立新的組織印鑑

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「管理」。
3. 點選「建立」。
4. 輸入「印鑑編號」及「印鑑名稱」。
5. 點選「選擇檔案」上傳組織印驗。
6. 點選「儲存」。
7. 建立的印鑑及會出現在組織資訊的頁面中。
   

*請注意：一旦建立組織印鑑後，該印鑑編號及印鑑圖樣將無法再進行編輯。

如何設定團隊成員使用組織印鑑的權限

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「管理」。
3. 選擇您想授予權限的的組織印鑑。
4. 點選「 ··· 」 開啟選單。
5. 點選「授權」。
6. 選擇欲授權的團隊成員。
7. 點選「確認」。
   
8. 授權的團隊成員將會收到被授予或停止使用組織印鑑權限的Email通知。

如何編輯已建立的組織印鑑

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「管理」。
3. 選擇您想編輯的組織印鑑。
4. 點選「 ··· 」 開啟選單。
5. 點選「編輯」。
6. 編輯印鑑名稱，並點選「儲存」。為確保組織印鑑管理的安全性，印鑑建立後，編號及圖樣將無法再進行編輯。
   
7. 被授權的團隊成員將會收到有關該印鑑任何變動的Email通知。

如何停用已授權的組織印鑑

在某些的情況下，您的組織印鑑可能需要進行更新或更換，以確保組織印鑑的有效性。因此，您將需要停使用中的組織印鑑，避免團隊成員使用到無效的印鑑。

1. 進入「管理控制台」。

2. 點選「組織」下的「管理」。

3. 選擇您想編輯的組織印鑑。

4. 點選「 ··· 」 開啟選單。

5. 點選「停用」。

6. 點選「確認」。
   

7. 所有被授權的團隊成員將會收到該印鑑停用的Email通知。

*請注意：

1. 一旦組織印鑑停用後，您將無法再重新啟用。
2. 組織印鑑停用後，您仍然可以匯出該印鑑的使用紀錄檔。

如何刪除已建立的組織印鑑

僅有尚未啟用、使用及授權給其他團隊成員的組織印鑑可以直接刪除。若印鑑已授權或使用，您需先停用該組織印鑑後才能將此印鑑刪除。關於停用組織印鑑的步驟，請參考上一部分：如何停用已授權的組織印鑑。請參照以下步驟刪除印鑑：

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「管理」。
3. 選擇您想編輯的組織印鑑。
4. 點選「 ··· 」 開啟選單。
5. 點選「刪除」。
6. 點選「確認」。
   

如何匯出組織印鑑的使用紀錄檔

您可以透過下載組織印鑑的使用紀錄檔來了解團隊成員在該印鑑的存取紀錄。此存取紀錄檔紀錄所有關於該印鑑的使用活動，包括印鑑的授權、編輯及使用紀錄。

1. 進入「管理控制台」。
2. 點選「組織」下的「管理」。
3. 選擇您想編輯的組織印鑑。
4. 點選「 ··· 」 開啟選單。
5. 點選「匯出.csv」。
6. 您將可以在您電腦的下載資料夾找到使用紀錄檔。
   

如何使用組織印鑑簽名

組織印鑑可以在以下兩種情境下來進行簽名。您可以在他人傳送給您的簽署邀情中使用組織印鑑簽名，也可以在自己簽署的任務中使用。

他人簽署邀請

1. 開啟您欲簽署的任務。
2. 點選您要簽署的欄位。
3. 點選「印鑑」。
4. 點選欲使用之印鑑。
5. 點選「使用」。
6. 該印鑑將會套用在該簽名欄位上。完成簽署其他欄位後即可將文件送出。
   

自己簽署

1. 創立一個自己簽署的任務（延伸教學：如何在檔案新增簽名、簽名縮寫、文字、日期、選項按鈕，以及核取方塊？）。
2. 點選左邊創建欄位中的「簽名」。
3. 點選「印鑑」。
4. 點選欲使用之印鑑。
5. 點選「使用」。
6. 將該印鑑放置到您需要簽名的欄位。