多くの場合、契約書や書類をクライアントに送付する前に、上層部（マネージャー、プロジェクト・リーダー、最高経営責任者など）の誰かが内容を確認し、検証する必要があります。そのような場合のために、マネージャーをレビュアーに任命することができます。
チェック＆リターン機能を使用すると、タスクに関連する誰かを指名することができ、タスクを進める前に、書かれた情報に同意を求めることができます。これにより、あなたとあなたのマネージャーは重要なドキュメントの正確性を確保し、ドキュメントの承認ワークフローを簡素化することができます。
タスクを作成する際、組織のワークフローに基づいて、1つまたは複数のレビュアーを異なる署名者に追加することができます。作業プロセスを最適化するために、レビュアーをテンプレート設定の一部として割り当てることも可能です（その方法はこちら：電子サイン業務を効率化する「テンプレート」の作成方法）。
チェック＆リターン機能は、「署名を取得」タスクでのみ使用できます。この機能は 「自分に署名」と「対面署名」タスクには適用されません。チェックのプロセスを含むテンプレートを選択した場合、対面署名モードではチェックのプロセスはスキップされます。
チェック＆リターン機能の詳細については、こちらをご覧ください：
チェック＆リターン機能 - タスクがレビュアーによって差し戻された場合のドキュメントの修正方法
チェック＆リターン機能 - レビュアーとしてのチェック・プロセスの進め方
*注意：チェック＆リターン機能はビジネスプラン以上のプレミアム機能です。ビジネスプランに申し込んで体験を始めましょう。無料体験はこちらから。
チェック＆リターン機能の役割
チェック＆リターンのプロセスには3つの役割があります：
1. タスクオーナー
タスクのオーナーは、署名者の中からレビュアーになる人を選ぶことができます。また、タスクオーナーはレビュアーを異なる署名者に割り当てることもできます。 (チュートリアル：署名依頼メール送信後に署名者を変更する方法）。
*注意: タスクオーナーによって変更された署名者が、タスクレビュアーである場合、変更された方は同じ役割を受け継ぐことになります。例えば、AさんとBさんがこのタスクに参加していたとします。Aさんはこのタスクの署名者であり、Bさんのレビュアーでもありました。AさんがCさんに代わると、今度はCさんがこのタスクの署名者となり、Bさんのレビュアーにもなります。
2. タスク署名者
タスク署名者は、タスクオーナーに割り当てられたフィールドに記入、または署名するための署名要求を受け取ります。
3. タスクレビュアー
タスクレビュアーは、署名者の署名済みコンテンツをチェックする責任があります。すべてのフィールドが正しく記入されていればタスクを承認し、修正が必要なフィールドがあればタスクを差し戻すことができます。
*注意: タスクの所有者または署名者のみがレビュアーとして割り当てられます。それ以外の人をタスクのレビュアーとして割り当てることはできません。
レビュアーの署名フロー
署名フローは、署名順序が順番に設定されているかどうかによって若干異なります。送信者が署名順序を設定している場合、事前に設定された順序に従うことで、署名の流れは比較的簡単になります。以下でレビュアーをタスクに参加させる場合の署名フローの例をご紹介します。
このタスクの基本的な署名フロー
このグラフでは、基本的な署名の流れを示しており、タスク所有者（送信者1）、タスク署名者（署名者1と署名者2）、タスクレビュアー（署名者2と送信者1）の3つの役割が見えます。
- 送信者1はタスクを作成し、署名者1と署名者2に署名を依頼します。
- レビュアー1（署名者2）は署名者1のレビュアーであり、レビュアー2（送信者1）は署名者2のレビュアーです。
あらかじめ設定された順序での署名フローとあらかじめ設定された順序を使用しない署名フローについては、下記の例を確認してください。
署名フロー1 - あらかじめ設定された順序での署名フロー
タスクに署名順序が設定されている場合、署名プロセスは順次実行されます。前の署名者またはレビュアーがタスクを完了するまで、署名プロセスは次の段階に進みません。署名とチェックのプロセスは以下の通りです：
- 送信者1は、2人の署名者（署名者1と署名者2）にタスクを割り当てました。
- 署名者1は署名の招待を受け取り、タスクに署名します。
- 署名者2（レビュアー）は、タスクをチェックした旨の電子メール通知を受け取る。
- 署名者2（レビュアー）はタスクのチェックを終了しましたが、内容を修正する必要があります。
- 署名者1は、タスクが返却されたという通知を受け取ります。
- 署名者1は内容を適宜修正し、レビュアーにタスクを再送します。
- 署名者2(レビュアー)は、パスでタスクのチェックを終了する。
- 署名者1はタスク完了の通知を受け取ります。署名者1はタスクの完了を確認します（タスクが署名者の最終確認を必要とする場合）。
- 署名者2は署名の招待を受け取り、タスクに署名します。
- 送信者1（2番目のレビュアー）は、タスクをチェックした旨の電子メール通知を受け取ります。
- 送信者1（2番目のレビュアー）はタスクのチェックを終了します。
- 署名者2はタスク完了通知を受け取る。署名者2はタスクの完了を確認します（タスクが署名者の最終確認を必要とする場合）。
- これでタスクは完了です。
*注意：署名者の最終確認が必要な場合、レビュアーがタスクを承認した後、タスクが署名者に返送されます。そうでない場合、レビュアーがチェックを終えると同時にタスクは完了します。
署名フロー2 - あらかじめ設定された順序を使用しない署名フロー
署名に決まった順序がない場合、最初と2番目の署名者の署名プロセスが同時に実行され、チェック プロセスも同時に実行される可能性があります。
この場合、署名者2のチェックを担当するレビュアーは、署名者1が署名を完了していなくても、署名者2が署名を完了した時点でチェックを開始することができます。したがって、1番目の署名者と2番目の署名者の処理は同時に行われます。署名順序が設定されていないタスクの署名とチェックのプロセスは次のとおりです。
署名者1の視点：
- 送信者1は、署名者1と署名者2にタスクを割り当てました。
- 署名者1は署名の招待を受け取り、タスクに署名します。
- 署名者2（レビュアー）は、タスクをチェックした旨の電子メール通知を受け取ります。
- 署名者2（レビュアー）はタスクのチェックを終了しましたが、内容を修正する必要があります。
- 署名者1は、タスクが返却されたことを知らせる通知を受け取ります。
- 署名者1は内容を適宜修正し、レビュアーにタスクを再送します。
- 署名者2(レビュアー)は、パスでタスクのチェックを終了する。
- 署名者1はタスク完了の通知を受け取ります。署名者1はタスクの完了を確認します（タスクが署名者の最終確認を必要とする場合）。
- これでタスクは完了です。
署名者2の視点：
- 送信者1は、署名者1と署名者2にタスクを割り当てました。
- 署名者2は署名の招待を受け取り、タスクに署名します。
- 送信者1（レビュアー）は、タスクをチェックするための電子メールを受け取ります。
- 送信者1（レビュアー）はタスクのチェックを終了します。
- 署名者2はタスクチェックが完了したことを知らせる通知を受け取ります。署名者2はタスクの完了を確認します（タスクが署名者の最終確認を必要とする場合）。
- これでタスクは完了です。
送信者の視点：レビュアーを署名者に割り当てる方法
レビュアーの割り当て作業は、タスクの作成段階で行われます。したがって、レビュアーを割り当てるには、まずタスクを作成する必要があります（チュートリアル：電子署名を依頼するタスクの作成方法）。タスクのドキュメントをアップロードした後、署名者を管理することができ、ここでレビュアーを割り当てるための詳細設定にアクセスできます。レビュアーの割り当てについては、以下の手順を参照してください：
- レビュアーとして割り当てたい署名者を特定します。
- 詳細設定は 「...」をクリックしてください。
- 「レビュアーを選択...」をクリックしてタブを展開します。
- リストからレビュアーを選択します。1人の署名者に1つまたは複数のレビュアーを割り当てることができます。
- レビュアーがチェックを完了した直後にタスクを次のステージに進めたい場合は、「署名者の最終確認」にチェックを入れます。
-
「確認」をクリックします。
- 署名者にレビュアーを割り当てると、署名者のアイコンの横にチェックマークが表示されます。
*注意：
- 送信者（タスクの所有者）と、タスクに関与する署名者のみがレビュアーとして割り当てられる。
-
「署名者の最終確認」設定の詳細について：
2.1 署名者の最終確認が必要な場合、レビュアーがタスクを承認した後、タスクが署名者に返送されます。
2.2 署名者の最終確認が必要ない場合、レビュアーがチェックを終えるとすぐにタスクは完了します。署名者が最後に署名した時刻が、監査証跡上のタイムスタンプとして扱われます。
0件のコメント
記事コメントは受け付けていません。