如何利用公開表單蒐集簽名

公開表單讓發文者能在各種情況下從公開或未指定的簽署者方取得簽署者的簽名。 公開表單的建立會需要範本，您將可與潛在客戶、供應商和員工分享表單連結。

當簽署過程中涉及多重簽署者，其中包括未指定的和指定的簽署者時，公開表單將能派上用場。 您可以在同一設備上以遠端方式或親自完成該簽署過程。

例如：人力資源經理可以利用員工離職申請表創立一個公共表單。作為離職流程的一部分，員工透過公開表單的連結填寫員工離職申請表，人力資源經理將收到來自點點簽的簽署請求以批准該文件。公開表單可用於公司內部和外部簽署情境。請按照以下步驟開始吧！

公開表單裡的角色

• 表單擁有者：在公開表單中建立模板以及擁有每項簽署任務管理權的角色。
• 表單簽署人：透過表單連結簽署任務的未指定簽署者。
• 簽署者：在上個表單簽署者完成簽署後收到自動簽名提醒信以進行簽署任務的指定簽署者。

表單擁有者：如何創建一個新的公開表單

1. 先到「設定」。
2. 於設定頁面左側欄位點選「公開表單」。
3. 點選「＋創建」以新增一個新的公開表單。
4. 點選「匯入文件範本」， 選擇要用於建立公共表單的範本，然後點擊「繼續」。 如果這是您第一次使用範本，這裡有一個步驟拆解教學（如何建立可重複使用的文件範本）。 請注意，在將範本導入公共表單之前，您需要為此範本設定簽名順序。
5. 為您的公開表單標題、對簽署者的指示、以及您可能涉及的角色填寫相關資訊。
6. 您也可以更改簽署者當前的角色，並通過點擊更多圖標「...」選擇要求聯絡人的資訊。 更多詳情如下：
   • 在「當前角色」下，「簽署者」意指您將分配簽署任務的簽名者，而「表單簽署人」則是指未特別指定的簽署者。
   • 在「必填聯絡資訊」底下，「姓名」是需要填寫的，「電子郵件」則是選擇性填寫。如果勾選了電子郵件，所有簽名者都將收到一份已簽名文件的副本。
   • 一旦完成，點選「確認」和「繼續」。
7. 在發布公開表單前，請確認您希望如何取消發布公開表單。 您有以下選擇：
   • 手動取消發布：這是您可以手動取消發布公開表單的預設選項。
   • 達到截止日期時自動取消發布：當達到截止日期時，表單將自動取消發布。
   • 收到一定數量的回覆時自動取消發布：當收到的回覆數量達到設定數量時，表單將自動取消發布。
8. 一旦設定完成，點選「創建和發布」以發布您的公開表單。您將看到新創建的公開表單出現在儀表板上。

表單擁有者：如何分享公開表單

1. 選擇一份公開表單並點選更多「...」。
2. 點擊「取得連結」，接著複製該連結將公開表單分享給您的相關簽署者或潛在客戶。

簽署者：如何簽署公開表單

當您收到公開表單的連結後，請按照以下步驟填寫您要簽署的欄位。

1. 當您透過公開表單的連結開啟文件時，首先您會需要同意透過點點簽進行電子文件簽署，這個準則是為了解簽屬者簽名時的目的。
2. 請輸入您的姓名，因為這是必填的欄位。 如果發文者並未指定是否需填寫電子郵件，您可以將該欄位留空。
3. 之後點選「確認」。
4.  完成簽署後，請點選「完成」。
5. 之後點選「確認」將文件送出，就完成了！

簽署者：如何簽署公開表單

簽署者完成簽名後，會根據簽名順序設置收到簽名請求。請按照指示中的操作說明：簽署檔案。

情境一：一旦員工（作為非指定簽署人）完成填寫假單，人資經理（作為指定簽署者）將需進行下一步簽署。

若公開表單要求表單簽名者填寫電子郵件，表單簽名者會在流程結束時收到簽名副本。

情境二：人資經理（作為簽署者）完成假單簽署後，員工（作為表單簽署人）將會收到該假單的副本。