當您必須與重要客戶面對面講解文件內容後進行簽名,或是在櫃檯協助客人填寫或簽署文件,諸如此類的情境需要當面取得對方簽名的情況下,透過點點簽的臨櫃簽署模式,即可輕鬆完成重要文件簽約。
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開始使用臨櫃簽署的事前準備
使用臨櫃簽署功能必須使用預先建立好的文件範本,範本擁有者可以編輯「臨櫃簽署預設值」,進行細項功能設定。(延伸教學:如何建立可重複使用的文件範本)
- 前往「設定」後點選「文件範本」。
- 選擇指定文件範本後,點擊「...」接著按「編輯臨櫃簽署預設值」。
- 設定任務名稱、任務說明、簽署人角色後,按「確認」。管理簽署人的選項中,可預先勾選是否讓簽署人「允許收到簽署完成信與檔案」,也可以於發起簽署任務時設定。
- 範本儲存後,以此範本建立的臨櫃簽署任務皆會遵循其預設值。
如何管理及設定臨櫃簽署權限(組織管理者)
組織管理者可在管理控制台內,給予組織內的管理者及成員使用臨櫃簽署功能的相關權限。
設定步驟如下:
- 進入「管理控制台」 後,點選「權限」。
- 使用「編輯」進行開啟或關閉「使用臨櫃簽署任務」的功能權限。
- 點選「確認送出」完成設定。
如何發起及查看臨櫃簽署任務(發文者)
組織管理者及被授予使用臨櫃簽署任務功能權限之組織成員,可以直接使用文件範本建立任務。
- 於首頁新增「臨櫃簽署」任務。
- 選擇「文件範本」後,可編輯任務名稱、任務說明、與管理簽署人。
- 點選「下一步」接著按「確認」建立任務後,進行簽署。
- 簽署完成後,發文者可以從「已完成」的分類裡查看文件。
*請注意:進行中的臨櫃簽署任務一旦中斷,例如關閉視窗,或者回到前一頁,即不保留任何紀錄。
如何透過臨櫃簽署模式簽署文件(簽署者)
當使用臨櫃簽署功能簽署文件時,請按照以下步驟完成簽署。
- 勾選同意簽署後,請先填寫姓名(必填)和 Email(選填),完成後即可進入文件。
- 於指定欄位中進行簽署後,點選「完成」接著按「確認」送出,即完成簽署。(延伸教學:如何使用行動畫板完成簽署)
- 若此項簽署任務有多個簽署者時,請簽署者依簽署順序,重複上述步驟以完成文件簽署。
- 若發文者在設定臨櫃簽署的範本時,有勾選「允許收到簽署完成信與檔案」的預設值,且簽署者在簽署文件時有提供Email,則可收到已完成的文件。
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